Entstehung der Software
„Terminplaner online“
Das Online-Terminbuchungssystem mit Schwerpunkt öffentliche Verwaltungen und Behörden.
Unsere Software wurde aus der Verwaltung heraus entwickelt und in Zusammenarbeit mit weiteren Verwaltungen und Behörden immer weiter verbessert und erweitert.
Wir analysieren jede Rückmeldung unserer Nutzer, also von Bürgern, Verwaltungsmitarbeitern, Abteilungs- und Bereichsleiter. Diese fliesen in die Weiterentwicklung unserer Software ein, denn nur unsere Nutzer wissen, was wir besser machen können!
Entwickelt wurde unser Buchungssystem „Terminplaner online“ im Jahr 2020 während der Covid-19 Pandemie. In dieser Zeit wurde die Verwaltung der Verbandsgemeinde Westerburg geschlossen und Bürger mussten für Ihren Behördengang einen telefonischen Termin ausmachen, dabei wurden viele Mitarbeiter gebunden, um die Kontaktdaten der Bürger zu erfassen.
Welche Folgen entstanden hieraus?
- Die Mitarbeiter konnten ihren regulären Aufgaben nicht nachgehen
- Die Bürger waren unzufrieden, da sie im Besten Fall sehr lange in der telefonischen Warteschlange waren oder halt niemanden erreicht haben, um einen Termin zu vereinbaren
Insbesondere die publikumsintensiven Bereiche wie das Einwohnermeldeamt und die KFZ-Zulassungsstelle wurden direkt am Anfang der Entwicklung eng mit eingebunden.
Es wurden oft gleichlautende Wünsche geäußert, z. B. das Vorgänge individuell erstellt und angepasst werden sollten. Oder auch das ein Bürger immer wissen soll, welche Unterlagen dieser zum Termin mitzubringen hat.
Nachdem wir die Software im Dezember 2020 zum ersten Mal online gestellt haben, wurden bereits wenige Minuten später ein Termin online gebucht, obwohl wir hierfür keinen weiteren Hinweis im Amtsblatt erstellt haben.
Hier können Sie den Artikel aus dem Amtsblatt zur Einführung der Terminplanung nachlesen
Nach wenigen Wochen konnten wir erreichen, dass über 80 % der Termine online gebucht wurden. Die telefonische Terminvereinbarung benötigte im Schnitt 2,5 Minuten, diese Zeit kann nun wieder für die eigentliche Sachbearbeitung genutzt werden.
Weiterhin gab es durchweg positive Rückmeldung durch unsere Bürger und oft die Frage ob auch nach Corona weiterhin mit Terminen gearbeitet wird. Der Bürger möchte Termine für eine Verwaltung ausmachen? Wir waren der Meinung die Bürger möchten einfach so in die Behörde, so wie es ihnen gerade passt, aber warum war dies nicht so?
- Keine oder nur eine geringe Wartezeit
- Der Bürger kann sich bequem vorab über die benötigten Unterlagen informieren
- Der Bürger kann sich einen Überblick über verfügbaren Terminen machen
- Der Bürger wusste welche Unterlagen er mitbringen musste, „Schwarz auf Weiß“.
- Überblick über Tagesablauf
- Steuerung von Anwesenheiten der Kollegen, weniger Kollegen = weniger verfügbare Termine
- Vorgangsbearbeitung kann aufgrund der Daten der Bürger bereits vorbereitet werden, bevor der Bürger aufgerufen wird
- Aufgrund von Notizen und Statusanzeigen der Termine, können bereits im Vorfeld Probleme erörtert werden
- Bürger sind in der Regel besser gelaunt, keine Wartezeiten, keine fehlenden Unterlagen
Welche Gemeinsamkeiten hatten die Verwaltungen? Die bessere Frage wäre wohl, gibt es große Unterschiede? Kurze Antwort: NEIN! Wir alle haben Corona-Schnelltest-Zentren, Bürgerbüros, Standesämter, kommunale Frei- oder Schwimmbäder oder sonstige öffentliche Einrichtungen wie Dorfgemeinschaftshäuser (DGH), Bürgerhäuser, Bürgerbusse oder Grillhütten. All diese Dinge lassen sich im „Terminplaner online“ abbilden.
Mittlerweile wird die Software nicht in Verwaltungen in Rheinland-Pfalz, sondern auch in Bayern und Schleswig-Holstein genutzt!